УТВЕРЖДЕНЫ

приказом председателя

Богородского городского суда

Нижегородской области

22 января 2024 г. № 17-ОД

 

П Р А В И Л А

формирования электронного хранилища судебных дел и документов Богородского городского суда

Нижегородской области

 

I. Общие положения

            1.1. Правила формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции (далее – Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 08.01.1998 № 7 – ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, инструкциями по судебному делопроизводству в соответствующих судах (далее – инструкции по судебному делопроизводству), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности соответствующих судов, с указанием сроков хранения (далее – Перечня документов), инструкцией о порядке хранения в архивах федеральных судов общей юрисдикции документов, организации их учета, комплектования и использования, утвержденными приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами в области архивного дела и судебного делопроизводства.

        1.2. Настоящие Правила устанавливают единые для кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, районных судов, городских судов, межрайонных судов и гарнизонных военных судов (далее – суд, суды) правила перевода в электронный вид судебных дел, материалов, нарядов, иных документов, поступающих в суд и (или) образующихся в процессе его деятельности (далее – судебных дел и документов), а также хранящихся в архиве суда, в том числе определяют порядок организации перевода судебных дел и документов в электронный вид, формирования электронного хранилища судебных дел и документов в электронный вид, формирования электронного хранилища судебных дел и документов, виды документов, подлежащих переводу в электронный вид, сроки их перевода, порядок учета, использования и защиты документов суда, переведенных в электронный вид.

Перевод документов суда в электронный вид осуществляется при наличии технической возможности в суде.

1.3. Формирование электронного хранилища судебных дел и документов осуществляется в целях создания ведомственной системы электронного хранилища документов судов, предназначенной для ведения их автоматизированного учета, комплектования, хранения и использования.

1.4. Автоматизация работы по формированию электронного хранилища судебных дел и документов осуществляется в рамках функционирования Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее – ГАС «Правосудие»).

1.5. Не допускается перевод в электронный вид документов суда, содержащих государственную тайну и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

1.6. Не допускается размещение в открытом доступе в сети Интернет электронных образов документов суда за исключением случаев, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

 

II. Используемые термины и понятия

 

            В настоящих Правилах используются следующие основные термины и понятия:

         авторизированный пользователь, лицо, допущенное к ГАС «Правосудие» - председатель суда, заместитель председателя суда, судья кассационного суда общей юрисдикции, апелляционного суда общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционного военного суда, верховного суда республики, краевого и областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области и автономного округа, окружного (флотского) военного суда, районного, городского, межрайонного суда, гарнизонного военного суда (далее – судья, судьи), работники аппаратов судов, использующие автоматизированные системы суда в рамках выполнения своих должностных обязанностей;

         архивные документы – документы суда, переданные в установленном порядке на хранение в архив суда;

         документ входящий – документ, поступивший в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе обращения непроцессуального характера, внепроцессуальные обращения, аудио-и видеозаписи;

         документ исходящий – документ на бумажном носителе или в электронном виде, отправленный из суда;

         документ ограниченного распространения – несекретная служебная информация суда (с пометкой «для служебного пользования»), ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

         лицо, ответственное за оформление электронного хранилища судебных дел и документов (далее лицо, ответственное за оформление ЭХСД) – работник аппарата суда, на которое в соответствии с его должностным регламентом при приказом (распоряжением) председателя суда возложены обязанности за один или несколько этапов перевода в электронный вид документов суда (сканирования) и по формированию электронного хранилища судебных дел и документов);

         материал – совокупность документов, поступивших в суд, а также документы, рассмотренные судом в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации (материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания; материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров; материалы по применению принудительных мер медицинского характера; материалы по направлению несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные и иные специализированные учреждения; материалы, по которым отказано в принятии заявлений и вынесен судебный акт о возврате; материалы до вынесения решения о принятии к производству и т.д.);

         наряд – это предусмотренная номенклатурой дел совокупность документов суда, содержащая информацию по конкретному направлению деятельности этого суда;

         режим ограниченного доступа – доступ автоматизированным пользователем;

         сканирование документа – создание электронного образа бумажного документа суда с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму;

         судебное дело – совокупность процессуальных документов, поступивших в суд, а также принятых, приобщенных, истребованных, вынесенных судом в рамках одного гражданского, уголовного, административного судопроизводства, судопроизводства по делам об административном правонарушении в порядке, установленном процессуальным законодательством и инструкциями по судебному делопроизводству, а также хранящихся в архиве суда;

         судебный акт – решение (определение, постановление, приговор, судебный приказ), вынесенное судом любой инстанции при рассмотрении судебного дела в порядке гражданского, уголовного, административного судопроизводства, судопроизводства по делам об административном правонарушении, по материалам о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих;

         участок сканирования – рабочее место работника аппарата суда, уполномоченного председателем суда осуществлять перевод судебных дел и документов в электронный вид (сканирование); выделенное помещение (автоматизированное рабочее место), оборудованное специальными техническими и программными средствами, обеспечивающими преобразование изображения на бумажном или ином материальном носителе в цифровую форму, предназначенными для создания электронных образов бумажных судебных документов;

         формирование электронного хранилища судебных дел и документов (далее – формирование ЭХСД) – процесс обработки судебных дел и документов лицом, ответственным за формирование ЭХСД, путем сканирования и создания электронных графических образов, полностью воспроизводящих идентичную информацию, содержащуюся на бумажных носителях, и дальнейшее их размещение в электронном хранилище судебных дел и документов;

         электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) – переведенная в электронную форму в формате PDF-файла (разрешение не менее 200-300 dpi) с помощью средств сканирования копия подлинных судебных дел и документов суда, в том числе находящихся на хранении в архиве, изготовленных на бумажных носителях;

         электронное хранилище судебных дел и документов (далее – ЭХСД) – автоматизированная система (либо подсистема системы автоматизации судебного делопроизводства, стстемы электронного документооборота), предназначенная для электронного хранения судебных дел и документов, переведенных в электронный вид, в том числе находящихся на хранении в архиве суда.

Иные термины и понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации, нормативных правовых актах Судебного департамента.

 

III. Организация работы по формированию ЭХСД

 

3.1.  Распределение обязанностей по формированию ЭХСД, организации технической поддержки ГОС «Правосудие», а также контроль за надлежащим исполнением положений Правил осуществляются председателем суда или уполномоченным им лицом.

3.2. Полномочия, обязанности и ответственность лиц, ответственных за формирование ЭХСД, определяются должностными регламентами, приказами (распоряжениями) председателя суда.

3.3. Лица, ответственные за формирование ЭХСД несут ответственность за надлежащее исполнение настоящих Правил, в том числе за:

соблюдение этапов формирования ЭХСД;

ведение журналов учета судебных дел и документов, архивных документов, переведенных в электронный вид (приложение № 1, № 2 к настоящим Правилам);

создание в ГАС «Правосудие» электронного архива в установленные настоящими Правилами сроки;

сохранность поступающих на участок сканирования судебных дел и документов.

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей лица, ответственные за формирование ЭХСД, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.4. Лица, допущенные к работе с ГАС «Правосудие» обязаны соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в судебных делах и документах, поступающих на участок сканирования, обеспечивать защиту такой информации от несанкционированного доступа в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и положениями настоящих Правил.

3.5. Судебные дела и документы, архивные документы, переведенные в электронный вид, подлежат регистрации в соответствующих журналах (реестрах) учета передачи судебных дел и документов, архивных документов на участок сканирования (приложения № 1, № 2 к настоящим Правилам).

 

IV. Порядок перевода судебных дел и документов

 

            4.1. К документам, подлежащим переводу в электронный вид (сканированию), относятся все судебные дела, входящие и исходящие документы суда по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях, а также образованные в процессе деятельности иные материалы и документы суда, в том числе заявления, обращения (жалобы) граждан, юридических лиц непроцессуального характера, внепроцессуальные обращения, архивные документы и иные документы архива суда.

         4.2. Не подлежат переводу в электронный вид следующие документы:

         Судебные дела и документы, содержащие государственную тайну и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

         Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»);

         Рекламные проспекты (извещения);

         Поздравительные письма (открытки);

         Юридическая литература, пособия, справочно-информационные материалы, издания (книги, журналы, периодические издания) и иная полиграфическая литература;

         Иная корреспонденция, поступающая в суд, не относящаяся к документам перечисленным в пункте 4.1 настоящих Правил.

         4.3. При поступлении документа на участок сканирования лицо, ответственное за формирование ЭХСД:

сканирует документ (сканируется каждый заполненный разворот, в том числе подписки, печати, уголовные штампы, исходящий номер и дата документа).

При сканировании документов, скрепленных скобой с использованием степлера, допускается удаление таких скоб. Если удаление скоб может привести к повреждению документа, удаление скоб не производится;

Контролирует качество и полноту электронного образа документа (читаемость, отсутствие перекосов, затемнений или иных дефектов, соответствие количества страниц документа, судебного документа);

При необходимости выполняет обработку каждого отсканированного изображения (очистка изображений от пятен, черных границ, удаление пустых страниц, изменение ориентации страницы, исправление перекосов и т.д.);

После проведения процедуры сканирования проверяет соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе, при обнаружении несоответствия происходит его повторное сканирование;

Сохраняет файл с электронным образом документа с возможностью его дальнейшего поиска на диск своего автоматизированного рабочего места (в формате PDF-файла, разрешение не менее 200-300 dpi);

Загружает созданный электронный образ документа в соответствующий раздел ГАС «Правосудие»;

 

V. Обеспечение защиты документов, переведенных в электронный вид

 

5.1 Размещение  программно-технических средств должно обеспечивать сохранность и конфиденциальность электронных документов и исключать возможность доступа к ним посторонних лиц.